카페 재고관리를 체계적으로 하는 방법

재고 관리 어떻게 하고 있나요? 혹시 ‘그때 그때 알아서’하고 있지는 않나요? 오늘은 카페 재고관리를 체계적으로 할 수 있는 방법을 소개해 드리겠습니다. 재고 관리를 잘 하면 새는 지출을 막을 수 있고 갑자기 재료가 없어서 발을 동동 구르지 않아도 됩니다. 그럼 어떻게 재고 관리를 할 수 있는지 알아봅시다. 

 

1. 발주 차트 제작 

 

카페에서 구매해야 하는 모든 것이 작성된 엑셀을 만들어 봅시다. 엑셀 사용이 어려워도 걱정 마세요. 더카페인에서 제작한 스프레드시트를 사용하셔도 됩니다. [스프레드 시트 복사하기] 해당 스프레드 시트에서 [파일] -> [사본 만들기]를 클릭하시면 바로 사용이 가능합니다. 

 

그럼 발주 차트에 어떤 것들이 포함되면 좋을까요? 

 

1) 카테고리

각 카페에 맞게 물건을 카테고라이징 하는 것이 중요합니다. 추천하는 방식은 적재 방법에 따라 카테고리를 만드는 것입니다. 이렇게 되면 재고를 확인 할 때 한 곳에 한 번씩만 가도 되니까요. 또한 유통기한이 비슷한 제품들끼리 확인할 수 있습니다.  

 

예시 a. 냉장고 적재: 소스류, 우유, 두유, 휘핑, 과일  b. 냉동실 적재: 냉동 과일, 냉동 생지,아이스크림 c. 창고 적재: 캐리어, 슬리브, 주발 세재, 종이컵

 

물론 카테고리는 편하신 방법에 맞게 만드셔도 좋습니다. 정확한 위치와 카테고리를 함께 입력해 두어도 좋습니다. 

 

예시 a. 창고1-왼쪽(테이크 아웃 제품) b. 냉장고1 -왼쪽(유제품)

 

2) 가격 & 구매 방법

각각의 제품 가격을 입력해 주세요. 이를 통해서 지출을 파악할 수 있어서 매출 분석시 중요한 지표로 사용할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 구매 방법도 함께 입력하면 좋습니다. 인터넷으로 구매하는 것이라면 해당 링크를 삽입하고, 직접 구매하는 것이라면 구매하는 곳 이름을 작성해서 한 번에 구매해야 할 것을 구매할 수 있게 해보세요. 

 

상품금액을 미리 입력해 두고 발주 수량을 입력하면 자동으로 얼마를 사용한지 계산 되도록 스프레드시트를 만들어 두었습니다. 괜히 일이 많아진다고 느낄 수도 있지만 전혀 일이 많아지지 않습니다. 

 

3) 재고 확인 주기 설정 

 

매일 재고를 확인해야 하는 신선도가 중요한 제품과 일주일에 한 번 확인해야 하는 많이 사용하는 제품, 한 달에 한번만 확인해도 되는 제품을 분리하면 좋습니다. 이를 통해 재고 확인 시간을 줄일 수 있으니까요. 스프레드시트의 필터기능을 사용하면 당일에 확인해야 할 재고들만을 확인할 수 있습니다.  

 

2. 재고 관리 팁 6 가지  

 

1) 종이 테이프 활용

종이 테이프에 구매일을 적어 구매한 물건들에 붙여 놓으세요. 그리고 사용할 때 다른 색 종이테이프에 사용시기를 적어 붙여 놓으세요. 이렇게 되면 사용하고 있는 물건을 계속 사용하기도 편하고 먼저 구매한 물건을 먼저 사용할 수 있습니다. 그뿐만 아니라 사용시기와 구매일의 차이가 얼마나 나는지도 한눈에 파악할 수 있어요. 

 

2) 선입 선출

재고 관리의 기본은 먼저들어온 것을 먼저 쓰는 것입니다. 그렇기 때문에 위에 언급한 ‘종이 테이프 활용’을 통해 먼저 들어온 제품을 사용해 보세요. 

 

3) 과도한 적재 피하기

유통 기한이 없거나 길다고 해서 너무 많이 구매하는 것은 좋지 않습니다. 창고 자리가 부족해서 손님이 볼 수 있는 공간에 종종 적재를 하기도 하는데 이는 카페의 분위기를 해칩니다. 창고에 다 넣을 수 있다고 해도 물건이 과도하게 많으면 필요한 물건을 쉽게 찾지 못 하게 되는데요. 물론 너무 빨리 구매해 버린 물건의 기준은 각각 다를 것입니다. 이 기준을 정하고 종이 테이프를 활용해서 구매일과 사용일을 확인해 보세요. 만약 3개월 전에 구매한 것을 지금 사용하는 것이 너무 빨리 구매한 것의 기준이라면, 구매일과 사용일이 3개월 이상 차이나는 제품들을 엑셀이나 제공드린 스프레드시트에 작성해 주세요. 이 후 해당 제품을 구매할 때 너무 많이 구매한 품목을 확인해서 과도한 구매를 피할 수 있습니다. 

 

4) 버려지는 양 기록하기

사실 과도한 적재는 어쩌면 큰 문제가 아닐지도 모릅니다. 재고관리를 잘못하게 되면 과도하게 주문해서 폐기 해야 하는 것들이 생깁니다. 폐기되는 것들도 엑셀이나 스프레드시트에 기록해서 해당 품목을 구매할 때 참고해 주세요. 

 

5) 소비기한 확인하기 

매월 소비기한이 임박한 제품을 확인하세요. 그리고 만약 소비 기한 내에 판매되지 않을 것 같다면 해당 제품이 들어가는 음료를 할인하거나 때로는 무료로 나눠 주어 매장 이미지를 좋게 만들 수 있습니다. 소비기한이 주로 작게 써 있기 때문에 종이 테이프를 황용해 소비 기한을 크게 써 놓는 것도 좋은 방법 입니다. 

 

6) 정리 잘 하기 

물건을 카테고리에 맞게 잘 정리해 두어야지 재고 확인도 쉽고 필요한 것도 쉽게 찾을 수 있습니다. 지금 재고가 쌓여있는 곳으로 가서 적재 규칙을 만들고 적재 위치별 카테고리를 설정해 보세요. 

 

이렇게 재고 관리를 체계적으로 하면 누락과 과적재를 막을 수 있습니다. 처음에는 한 시간 걸릴 수도 있지만 어느 순간 부터 30분 이내에 모든 재고를 확인할 수 있을 것입니다. 

 

재고 관리의 장점
1) 버려지는 것을 최소화 해서 은연중에 새는 지출을 막을 수 있다. 
2) 갑자기 없는 재료나 물건을 구하기 위해서 발을 동동 구르지 않아도 된다. 
3) 과도하게 구매하지 않게 되어 창고가 깔끔해져 필요한 것을 빠르게 찾을 수 있다. 
4) 때로 과도하게 주문한 물건들을 둘 곳이 없어서 카페 한켠에 두어 매장 분위기를 해치기도 하는데, 재고 관리를 체계적으로 하면 이런 문제가 생기지 않는다. 
5) 순이익을 분석하기 쉬워진다.